Differenze inventariali: il principale nemico della logistica

Le differenze inventariali rappresentano una sfida importante nel settore della logistica, poiché rappresentano una discrepanza tra le quantità di merce registrate nei gestionali (o nei software di gestione degli inventari WMS) e quelle presenti fisicamente a magazzino. Sono calcolate attraverso la formula

 

Differenze inventariali = (quantità iniziale di prodotto – quantità finale di prodotto) / quantità iniziale di prodotto * 100

 

e possono generare impatti economici significativi. Le differenze inventariali, infatti, rappresentano costi di produzione per beni che non possono più essere messi in commercio. Perdite continue e non identificate influiscono quindi negativamente tanto sui margini di profitto quanto su una gestione efficiente delle scorte.

Cause delle differenze inventariali

Le cause delle differenze inventariali possono essere molteplici, tra cui:

• errori umani, e imprecisioni nelle operazioni di carico o scarico (come ritardi nel ricevimento o nell’ispezione), o nella registrazione delle merci, soprattutto quando il monitoraggio delle scorte è manuale;
• danni o deterioramento dei prodotti durante il trasporto o la permanenza a magazzino. Questo avviene in particolare con la logistica del freddo e dei prodotti alimentari, soggetti a una scadenza che ne determina la sicurezza e gli standard di qualità, o per la cattiva gestione di prodotti fragili, che in fase di movimentazione dei materiali o per uno stoccaggio non idoneo a magazzino potrebbero rompersi, e non essere poi adeguatamente stornati dall’inventario.
• Furti o incendi, due delle principali cause di differenza tra inventario fisico e registrato;
• disallineamenti temporali, ovvero ritardi tra la registrazione delle operazioni e la loro effettiva esecuzione, soprattutto in caso di aziende con alto volume di merci in transito.

Strategie e KPI per prevenire e ridurre le differenze inventariali

Una corretta gestione delle differenze inventariali passa attraverso l’adozione di misure preventive e l’ottimizzazione dei processi, oltre al monitoraggio di alcuni indicatori chiave di performance (KPI). In particolare, i fattori da monitorare sono

• Tasso di errore, ovvero la percentuale di errori rispetto al totale delle operazioni effettuate; 
• numero di discrepanze rilevate, la quantità di differenze inventariali rilevate durante la fase di inventario; 
• tempo medio di risoluzione necessario a risolvere ciascuna discrepanza, una sorta di “indicatore della rapidità” e dell’efficienza del processo di rettifica.

Questi possono essere significativamente ridotti attuando quattro semplici tattiche:

• Automazione dei processi. L’uso di software di gestione avanzata, come il Warehouse Management System (WMS) Easymag di Capgemini, in uso nei magazzini di Milano, Lissone e Piacenza di BSB Logistica consente di monitorare in tempo reale tutte le operazioni di magazzino, riducendo il rischio di errori umani.
• Formazione del personale. Investire nella formazione dei dipendenti assicura che questi seguano correttamente tutte le procedure di registrazione e movimentazione della merce, prevenendo rotture, danni e disallineamenti temporali. 
• Controlli regolari. Effettuare inventari periodici e confrontarli con i dati registrati nei sistemi digitali consente di identificare eventuali discrepanze.
• Implementazione di tecnologie RFID. Affidarsi alle tecnologie come l’identificazione a radiofrequenza permette una tracciabilità più precisa delle merci in entrata e in uscita.

Perché rivolgersi a BSB Logistica per abbattere le differenze inventariali

BSB Logistica è da più di trent’anni al fianco delle PMI e delle grandi aziende del Nord Italia per contrastare le differenze inventariali. Non solo attraverso il nostro WMS, che collegato in modo diretto ai software gestionali ERP in uso nelle aziende clienti, consente un monitoraggio continuo e in tempo reale dello stato del magazzino.

BSB Logistica dispone anche di sofisticati sistemi di tracciamento dei pallet durante tutte le fasi di carico, scarico e stock della merce grazie alla strumentazione collegata in radiofrequenza, nonché di sistemi di sicurezza, antifurto e antincendio. I nostri magazzini, infatti, non solo dispongono di telecamere di sorveglianza, ma anche di un impianto antifurto collegato direttamente con le centrali operative di vigilanza locali, per una sorveglianza continua sette giorni su sette e ventiquattro ore su ventiquattro.

Tutto questo ci ha permesso di ottenere, nel 2021, uno dei migliori dati sulle differenze inventariali: se secondo il Warehouse Education and Research Council (WERC), il magazzino medio ha un tasso di differenze inventariali dello 0,2% (che rappresentano una perdita solo in Italia di 3,48 miliardi di euro, pari all’1,4% del fatturato secondo L’Università Cattolica del Sacro Cuore),  per 2.308.981.889 € di valore della merce, la differenza inventariale registrata nei magazzini di BSB Logistica è stata solo dello 0,015%.

Per una gestione efficiente dei tuoi magazzini, quindi, contatta BSB Logistica: non solo gestiamo conto terzi i magazzini e la logistica industriale di aziende di qualsiasi settore (alimentare, fotovoltaico, dell’elettronica di consumo e del bianco, del lusso e della cosmetica), ma con il nostro servizio “BSB a casa tua” possiamo migliorare la logistica interna della tua supply chain grazie alle competenze del nostro personale tecnico direttamente nei tuoi spazi.